Gestão de Consumo de Telefonia

OBJETIVO

Gerenciar o consumo de telefonia no condomínio.

UTILIZAÇÃO

Acesse o módulo Financeiro e abra o menu "Central de Cobrança Condomínio" (Figura 1).

Figura 1 - Menu da Central de Cobrança Condomínio

1. Parâmetros

Acesse a "Classificação das Taxas" e inclua a categoria para "Taxas de Telefonia" (Figura 2).

Figura 2 - Classificação das Taxas

Acesse o "Cadastro de Taxas" e inclua a taxa para "Ligação Telefônica" associada à classificação adicionada acima (Figura 3).

Taxa de Consumo: Ative esta opção para identificar taxas que serão exclusivamente utilizadas na tela de Gestão de Consumo. Essas taxas não devem gerar lançamentos no Painel de Gestão de Taxas durante o processamento. É importante diferenciá-las das demais para garantir um controle adequado dos registros de consumo e evitar lançamentos duplicados. As taxas marcadas como “Taxa de Consumo” devem ter sempre valor zero pois são taxas variáveis que dependem de cálculo para determinação do valor.

Figura 3 - Cadastro de Taxas

Acesse os "Parâmetros dos Consumos" e inclua o registro com as informações solicitadas no formulário (Figura 4).

Taxa de Telefonia: Será associada automaticamente às ligações telefônicas importadas. Também associada ao Contas a Receber gerado.

Categoria da Taxa de Telefonia: Somente taxas desta categoria estarão disponíveis no Painel Gestão Taxas de Consumo.

Local dos Demonstrativos: Informe o local onde serão gravados os Demonstrativos de Consumo de Telefonia em PDF.

Figura 4 - Parâmetros dos Consumos

2. Cadastros

Cadastro de Ramais

Acesse o "Cadastro de Ramais" para incluir ou alterar os registros (Figura 5).

O ramal fica disponível para associar registrar ligações de uma unidade de negócio quando estiver ativo.

Figura 5 - Cadastro de Ramais

Clique no menu "Unidade de Negócio" para fazer o vínculo entre o ramal e uma unidade (Figura 6).

Responsável Financeiro: F3 para informar o responsável pelo pagamento do Consumo da Unidade. Exibe as pessoas que estão registradas como “Cliente Resp. Cobrança” nos cadastros de “Companhias & Pessoas > Gestão de Cobrança > Dados Gerais”.
Na inclusão, o sistema sugere o responsável pela unidade de negócio e, caso seja necessário, o usuário pode alterá-lo.

Nome do Funcionário: Campo livre para informar o nome do F3 para informar o funcionário (Companhias & Pessoas) que utiliza o ramal na unidade. Este campo é utilizado no relatório Demonstrativo de Consumo de Telefonia abaixo.

Figura 6 - Ramal x Unidade de Negócio

Cadastro de Unidades de Negócio

Acesse o "Cadastro de Unidades de Negócios" e ative a opção "Isenta de Cobrança Telefonia" se necessário (Figura 7).

É utilizado em casos especiais, quando o valor de consumo de telefone não é cobrado. Exemplos: consumos do Golfe, um ramal da administração etc. Com este parâmetro ativo, não será gerada a cobrança financeira para a unidade.

Figura 7 - Cadastro de Unidades de Negócios

Clicando no botão "Ramais da Unidade" é possível visualizar os ramais vinculados a esta unidade (Figura 8).

Figura 8 - Ramais da Unidade

3. Processo

Importação de Consumos de Telefonia

Acesse o menu "Movimentos > Telefonia - Importação de Consumo", preencha as informações e clique em OK para executar a importação (Figura 9).

Arquivo de Ligações: É necessário informar o caminho do arquivo (podendo selecioná-lo pela tecla F4) apenas no processo de importação.

O sistema utiliza a taxa definida nos "Parâmetros do Consumo" para associar automaticamente os registros importados.

3. Validação de dados já informados para o período de referência.
a) Verificar se já existem dados informados para o período de referência em questão, considerando os campos: Filial, Referência, Ramal.
i. Se existirem dados registrados, avise ao usuário que a importação resultará na sobreposição dos dados existentes e que todas as alterações serão perdidas. Todos os registros do referência serão excluídos e reimportados. Solicite a confirmação do usuário para prosseguir.
ii. Se não existirem dados registrados, prossiga com a importação.
b) Verificar se os dados existentes para o período de referência possuem financeiro (contas a receber) gerado.
i. Se houver financeiro gerado, informe ao usuário que os dados não podem ser reimportados devido à existência de cobranças associadas.
ii. Se não houver financeiro gerado, prossiga com a importação, avise ao usuário que a importação resultará na sobreposição dos dados existentes e que todas as alterações serão perdidas. Solicite a confirmação do usuário para prosseguir.
4. Validação de Valor zerado

Não serão validadas as datas das ligações contidas no arquivo. O arquivo deve conter apenas as datas conforme a política de fechamento das contas.

O arquivo de importação deve conter apenas as colunas especificadas para garantir a formatação correta dos dados no grid.

Figura 9 - Importação de Consumo de Telefonia

Log de Importação

Esta funcionalidade de validação e retorno de logs permitirá que o usuário identifique rapidamente as informações inválidas no arquivo e tome as ações corretivas necessárias. Os LOG retornados poderão ser impeditivos ou não.

Impeditivos: dados não serão importados enquanto o LOG não for solucionado.

Não Impeditivos: alertas para dados que serão importados com as inconsistências apuradas.

Caso haja ligação com erro "impeditivo", será exibida uma listagem contendo os registros com necessidade de correção para realizar uma nova tentava de importação do arquivo (Figura 10).

O log será apresentado em formato de lista, exibindo as informações relevantes de cada registro que contém dados inválidos, juntamente com uma mensagem explicativa sobre o problema encontrado.

Durante a importação da planilha, o sistema realizará as seguintes validações em cada registro:

Ramal:

Verifica se o número do ramal está cadastrado. Ação se inválido: registrar no log que o número do ramal é inválido (não cadastrado). Log Impeditivo.
Verificar se ramais inativos no sistema tiveram consumos registrados. Registrar no log que o ramal está desativado. Log Impeditivo.

Valor:

Verificar se o valor da ligação é maior que zero. Ação se inválido: Registrar no log que o valor é igual a zero. Não importar registros nessa condição. Log não Impeditivo.

Ações do Usuário

Após processar os dados de importação e a exibição do log de inconsistências, o usuário poderá tomar as seguintes ações:

a) Corrigir os dados no arquivo, se necessário, com base nas informações do log (impeditivos ou não impeditivos).

b) Reimportar a planilha após as correções, repetindo o processo de validação.

c) Caso não haja correções a serem feitas, o usuário poderá prosseguir com o processamento normal dos dados validados.

Ao finalizar a importação com sucesso o sistema exibe todos os registros do arquivo e informações de alerta de log se houver.

Botão Consultar: Exibe os registros importados referente à filial e mês informados.

Botão Excluir: Se houver apenas log "não impeditivo" e/ou for necessário excluir os registros para fazer uma nova importação, é possível fazê-lo desde que não haja registros já liberados no "Painel Gestão de Consumo". Apenas os registro importados automaticamente serão excluídos, referente à filial e mês informados. Registros incluídos manualmente serão preservados.

Figura 10 - Importação de Consumo de Telefonia - Log

Gestão de Consumo

Esta tela (menu "Movimentos > Painel de Gestão de Consumo") permite pesquisar e fazer a manutenção das taxas de telefonia. Após a conferência, é necessário selecionar os registros (podendo filtrar todas as ligações de um ramal ou de uma unidade, clicando na seta da coluna) e clicar no botão Liberar Registro. Em seguida, ao selecionar os registros e clicar no botão "Lançar Contas a Receber", o sistema agrupará todas as linhas de todos os ramais selecionados em uma única cobrança para a unidade (Figura 11).

Taxas: Exibe apenas as taxas marcadas como "Taxa de Consumo" e associadas à "Categoria da Taxa de Telefonia" (definida nos "Parâmetros do Consumo").

Inclusão / Alteração de Registros

Certificar que o status do registro está "Em Aberto".

Se estiver com status "Financeiro Gerado", deverá cancelar acionando o botão “Excluir Contas a Receber”. Esta ação afetará todos os registros que façam parte do agrupamento no mesmo "Contas a Receber".

Se estiver com status "Liberado", clique em "Cancelar Liberação". O sistema apenas cancela a liberação dos registros, voltando-os para o status "Em Aberto", permitindo assim a edição/exclusão.

Posicione no registro e tecle Enter para carregá-lo para alteração. Após alterar a informação desejada, clique em Salvar.

Para incluir um registro, basta digitar as informações e clicar em Salvar.

Para a taxa definida como "Taxa de Telefonia" nos "Parâmetros do Consumo", é obrigatório preencher: Duração, Telefone Destino e Tipo da Ligação.

Para excluir, selecione o registro e clique no botão "Excluir Registro".

Liberação dos Registros

O sistema marca os registros selecionados como "Liberado", e aguarda a geração da cobrança financeira.

Somente registro liberados estão aptos a gerar o "Contas a Receber".

Geração do Contas a Receber

Marque os registros que deseja incluir na cobrança e acione o botão "Lançar Contas a Receber".

Durante o processo, o sistema executa validações para garantir a consistência dos dados.

O título é inserido no Contas a Receber e o registro recebe o número do título gerado na coluna "Documento Financeiro".

A cor do registro indica que não há pendências relacionada ao Painel Gestão de Consumo.

Quando a unidade tiver mais de um ramal, o sistema gera um título apenas com a somatório de todos os ramais.

Se o usuário tiver gerado o Contas a Receber selecionado apenas alguns registros, e depois fizer o mesmo processo selecionando outros registros, o sistema irá gerar um novo Contas a Receber separado. O controle é somente operacional.

Figura 11 - Painel de Gestão de Consumo

Ficha de Consumo de Telefone

Acesse o menu "Relatórios > Telefonia - Ficha de Consumo de Telefonia", selecione as "Unidades de Negócio" e clique em OK para visualizar os registros (Figuras 12 e 13).

Esta consulta lista o histórico de consumo totalizado por ramal e mês de referência.

Figura 12 - Ficha de Consumo de Telefonia

Figura 13 - Ficha de Consumo de Telefonia - Registros

Demonstrativo de Consumo

Acesse o menu "Relatórios > Telefonia - Demonstrativo de Consumo de Telefonia", preencha os campos e clique em OK para visualizar os demonstrativos para conferência (Figura 14 e 15).

Figura 14 - Demonstrativo de Consumo de Telefonia

Figura 15 - Demonstrativo de Consumo de Telefonia - Relatório