OBJETIVO
O módulo de Controle de EPIs-Equipamentos de Proteção Individual foi desenvolvido com o objetivo de auxiliar no processo de organização e monitoramento das movimentações do EPI’s, ajudando nos controles do estoque dos equipamentos de proteção aos trabalhadores, bem como na reposição aos funcionários, facilitando a geração dos recibos de entrega e devolução, quando necessário. O sistema disponibiliza ainda relatórios para controle dos prazos das substituições e auxilio na análise para realização de novas compras de reposição no estoque. O Ti9_Controle de EPI é um sistema de rápido processamento, simples e perfeitamente adaptável a qualquer ramo de negócio.
UTILIZAÇÃO
As instruções apresentadas são para direcionar e facilitar o entendimento dos processos, com o passo a passo para a correta parametrização e utilização do módulo de Controle de EPI’s - Equipamentos de Proteção Individual.
1. Acesso ao sistema pelo ícone da Folha de Pagamento do Launcher:
FIGURA 1. Janela de Acesso ao Launcher.
1.1 No Menu acessar a caixa de seleção através da seta, selecionando a opção “Controle de EPI’s”:
FIGURA 2. Menu de Seleção de Módulos.
1.2 Terá acesso a esse menu:
FIGURA 3. Menu do Controle de EPI's
2. Parametrização do Sistema de EPI's
2.1 Acessar a opção Tabelas Internas do Menu e cadastrar as informações necessárias para compor as parametrizações, conforme as tabelas:
FIGURA 4. Tabelas Internas para Parametrização do EPI.
- EPI01: TIPOS DE EPI – cadastrar o tipo de proteção que o EPI irá oferecer: - Proteção da cabeça - Proteção do tronco - Proteção auditiva - Proteção dos tornozelos e pés, etc.
- EPI02: MOTIVOS DE ENTREGA DE EPI – motivos de entrega aos empregados: - Admissão - Reposição - Troca de Função - Substituição por quebra, etc.
- EPI03: ENTREGA/DEVOLUÇÃO EPI – motivos de devolução do produto ao estoque: - Devolução por demissão - Devolução por Troca de Função, etc.
- EPI04: SUBTIPOS DE EPI – cadastro de subtipos dos EPIs conforme suas características em detalhes: - Capacete com jugular - Luva de látex - Luva de Malha de Aço - Luva Térmica - Calçado Tipo Bota em couro com biqueira - Calçados Tipo Bota em Látex, etc.
- EPI05: MEDIDAS DE EPI – os tamanhos que deverão ser associados ao produto, quando for cadastrar: - P - M - G - GG - Único - 37 - 38 - 40, etc.
2.2 Acessar módulo Folha de Pagamento, opção “Parâmetros da folha” do menu e preencher as opções exatamente com os dados abaixo:
FIGURA 5. Menu de Seleção de Módulos.
FIGURA 6. Parâmetros da Folha
- Almoxarifado Padrão EPIs: 001 -> Estoque
- Operação Entrega EPI´s: SA -> Saída Custo Atualizado
- Operação Devolução EPI´s: EN -> Entrada Custo Atualizado
2.3 Cadastrar todas as empresas fornecedoras dos EPIs (razão social, endereço completo e CNPJ) na opção Companhias & Pessoas. No campo “Fornecedor” da aba “Geral”, como parâmetro, deverá constar a opção S-Sim.
FIGURA 7. Companhias e Pessoas.
2.4 Após finalizar o cadastro de cada fornecedor, selecionar no Menu de Companhias e Pessoas a opção “Ativação” e incluir o Status para ATIVO, conforme print abaixo:
FIGURA 8. Aba Ativação.
2.5 Na opção Cadastro de EPI’s cadastrar cada um dos EPIs que são utilizados pela empresa, indicando seus tipos de proteção (Tipos de EPI), Subtipos, Medidas (numerações ou tamanhos) e demais dados. Todos os campos deverão ser preenchidos para o correto controle da movimentação.
FIGURA 9. Cadastro de EPI's.
2.6 Na opção Cargos, deverão ser associados a cada Cargo, os EPIs correspondentes.
FIGURA 10. Tabela de Cargos.
FIGURA 11. Aba EPI's.
3. Movimentação de EPI's no Estoque.
3.1 Acessar o cadastro do Menu Movimentação de EPIs no Estoque e alimentar o sistema com os atuais saldos de cada produto disponível. Em cada nova compra realizada a inclusão dos produtos em estoque também serão feitos através destes lançamentos nesta tela. A informação de “Lote Interno” é gerada automaticamente pelo sistema, que faz o controle automático - “primeiro que entra, primeiro que sai”.
FIGURA 12. Janela de Movimentação de EPI's.
Atenção!! As datas de “Validade do Lote” e do “Certificado de Aprovação” deverão ser cadastradas com especial atenção, porque, uma vez cadastradas não poderão ser alteradas e são informações chaves para reposição de equipamentos aos funcionários e programação de novas compras.
4. Movimentação - Entregas e Devolução de EPI's.
Finalizados os cadastros e as parametrizações, e alimentado o sistema com a quantidade de produtos disponíveis, o operador poderá iniciar o processo de entrega ou devolução pelo sistema Ti9:
4.1 Acessar opção Entrega de EPI’s e cadastrar o RECIBO DE ENTREGA para efetivar a entrega a cada colaborador. Cada nova entrega de EPI a ser feita ao colaborador será cadastrada nessa opção, e informado o motivo, que poderá ser por admissão, substituição devido a validade do EPI, avaria, perda, mudança de função, etc.
Informa-se o colaborador e o motivo da entrega e SALVAR:
FIGURA 13. Janela de Entregas de EPI's.
Na sequência acessar a opção EPI’s do cadastro, conforme print abaixo:
FIGURA 14. Acessando Aba EPI's.
Informar LOTES e QUANTIDADES dos EPI’s que estarão sendo entregues e SALVAR.
FIGURA 15. Itens da Entrega de EPI's.
Após salvar, volta para a opção Geral e selecionar o botão “Efetivação”. Nesse momento o produto está sendo baixado do estoque.
FIGURA 16. Efetivação do Produto no Estoque.
E, assim, selecionar o botão “Termo de Responsabilidade” para gerar e imprimir o recibo necessário com a relação dos equipamentos entregues e coletar a assinatura do colaborador.
FIGURA 17. Acesso ao Termo de Responsabilidade.
FIGURA 18. Termo de Responsabilidade.
.
4.2 Para registrar a devolução dos EPIs e incluir em estoque, o processo é semelhante à entrega. Acessar opção Devolução de EPI’s e cadastrar as informações para emissão do RECIBO para efetivar a devolução ao estoque (se for o caso).
Importante: Se o produto devolvido não estiver em condição de reaproveitamento, não poderá ser feito o recibo por essa opção, porque alimentará o estoque de EPIs indevidamente. Utilizar recibo pela opção Modelos de Relatórios. Cada nova devolução de EPI a ser feita ao colaborador com devolução do produto ao estoque será cadastrada nessa opção, e informado o motivo, que poderá ser por rescisão, substituição devido a validade do EPI, mudança de função, etc.
Informa-se o colaborador e o motivo na opção “Geral’ e depois acessar a opção “EPIs” informando os EPIs que serão devolvidos.
FIGURA 19. Janela de Devoluções de EPI's.
FIGURA 20. Itens de Devolução de EPI's.
Voltar para opção “geral” e executar o botão “Efetivação:
FIGURA 21. Efetivação de Devolução de EPI's.
Na sequência, gerar o “Termo de Devolução” para entregar ao colaborador.
FIGURA 22. Termo de Devolução.
Observação: Para os casos de devoluções de EPIs que não irão voltar para o estoque, criar recibo na opção “Modelos de Relatórios” e imprimir através da opção “Relatórios Admissionais/Contratuais baseados rem modelos”.
5. Relatórios
5.1 Controle de Entrega de EPI’s - Para controle dos EPI’s que foram entregues gerar este relatório. Poderá ser gerado selecionando apenas um funcionário ou departamento específico, ou listando todos os funcionários se deixar as opções em branco.
FIGURA 23. Gerando Relatório de Controle de EPI's.
FIGURA 24. Relatório de Controle de EPI's.
5.2 Relação Cargos x EPI’s – Lista os EPI’s relacionados aos cargos, para análise, atualização e conferencia.
FIGURA 25. Gerando Relatório de Cargos x EPI's.
FIGURA 26. Relatório de Cargos x EPI's.
5.3 Análise da Necessidade de Compras – esse relatório permite analisar os produtos disponíveis em estoque e oferece sugestão de quantidade de compra, de acordo com o estoque mínimo registrado no cadastro.
FIGURA 27. Gerando Relatório de Análise da Necessidade de Compras.
FIGURA 28. Relatório de Análise da Necessidade de Compras.
5.4 Modelos de Relatórios - Os relatórios gerados a partir da opção Modelo de Relatórios seguem o mesmo processo e base da folha de pagamento.
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